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マイナンバーを適正管理にする意義と目的

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1.なぜマイナンバーを適正に管理しなければならないのか

個人の生活に大きく関わっているパーソナルな情報を守るため

マイナンバーは特定個人情報と呼ばれ、一人に一つずつ割り当てられており、生涯変わることはありません。マイナンバーは納税情報や社会保障情報等とも密接に紐づいており、極めてパーソナルな情報になります。また、今後医療情報や銀行口座に関する情報とも密接に結びついてくると、より重要な情報になってきます。この情報が悪意のある存在に漏えいしてしまうことは、非常に問題であるといえるでしょう。したがって、個人は自分自身や家族のために、事業者は社員や協力関係者のために、士業従事者は顧問先等のために不正な流出から守らなければならないのです。

 

法律で適正な管理が義務付けられているため

マイナンバーの漏えいを未然に防ぐために、個人や事業者には適正な管理を実施することが義務付けられています。不正な取り扱いについては、以下のような罰則が設けられています。

1. 正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合
→4年以下の懲役か200万円以下の罰金又はこれらの併科

2. 不正利益目的で個人番号を提供・盗用・漏えいした場合
→3年以下の懲役か150万円以下の罰金又はこれらの併科

3. 人をあざむく、暴行、施設への侵入など不正行為で個人番号を取得した場合
→3年以下の懲役又は150万円以下の罰金

4. 偽りなどの不正手段により個人番号カードを取得した場合
→6ヶ月以下の懲役又は50万円以下の罰金

なお、マイナンバーについての罰則は、個人情報保護法など他の関係法律の罰則よりも厳しいものとなっています。
2.事業者がマイナンバーを適正に管理する意義と目的

社員のマイナンバーを守ると共に、社会的信用を得るために

事業者がマイナンバーを適正に管理する意義は下記になります。

●社員のマイナンバーを守るため
●自社のコンプライアンス意識を社員に周知し、社員にも実践してもらうため
●円滑な事務手続き業務を実施するため
●外部協力者の信用と信頼を得るため
●外部協力者の協力を得やすくするため
●事業者として社会的信用を得るため
3.士業従事者がマイナンバーを適正に管理する意義と目的

顧問先のマイナンバーを確実に守り、信頼して任せてもらうために

士業従事者がマイナンバーを適正に管理する意義は下記になります。

●所員のマイナンバーを守るため
●所員のコンプライアンス意識を社員に周知し、所員にも実践してもらうため
●顧問先に関するマイナンバーを守るため
●顧問先の信用と信頼を得るため
●円滑な事務手続き業務を実施するため
●マイナンバー提供に関する顧問先からの協力を得やすくするため
●士業従事者として社会的信用を得るため
●マイナンバーの取扱いについて信頼をしてもらうことで新たな顧問先を獲得するため
4.個人がマイナンバーを適正に管理する意義と目的

マイナンバーの適正な取り扱いを知っていれば、悪意のある存在から情報を守れる

個人がマイナンバーを適正に管理する意義は下記になります。

●自分と家族のマイナンバーを守るため
●マイナンバーが必要な場面を知り、不必要な場面での第三者提供をなくすため
●マイナンバーに関する詐欺被害を防ぐため
●安心してマイナンバーを各種目的のために利用し、生活の利便性を向上させるため

事業者のマイナンバー管理体制構築のポイント

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1.マイナンバー管理体制の全体像を確認する

事業者に求められるマイナンバー管理体制のポイントになるのが各「安全管理措置」です。安全管理措置は、①組織的安全管理措置、②人的安全管理措置、③物理的安全管理措置、④技術的安全管理措置の4つとなります。

●「組織的安全管理措置」
担当者を明確にして、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことが無いような仕組みを構築すること

●「人的安全管理措置」
社員の監督・教育をすること

●「物理的安全管理措置」
マイナンバーの漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことができないような工夫を行うこと

●「技術的安全管理措置」
担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウィルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくこと
2.マイナンバーを取り扱う人を決める<組織的安全管理措置>

「個人番号事務取扱担当者」と「個人番号取扱責任者」を決める

一般的に所得税・住民税・雇用保険や健康保険、厚生年金の資料を閲覧する可能性のある人が「個人番号事務取扱担当者」となります。また、個人番号事務取扱担当者のうち1名を「個人番号取扱責任者」として選任します。こちらは、一般的には管理部門のトップがなりますが、小規模の会社(数名程度)の場合は代表者が個人番号取扱責任者になるケースもあります。

 

3.社内でマイナンバー管理に対する周知啓もうを行う<人的安全管理措置>

「研修」と「ルール」で全社としてマイナンバー管理に対する意識を高める

会社として、マイナンバーを適正に管理していくためには、全体のマイナンバー管理に対する知識と意識の向上が求められます。なお、これには下記のような取り組みを行うようにします。

●マイナンバーの取り扱いに関する社内セミナー・勉強会
●社内掲示物の制作
●違反した際の処分内容の策定
4.マイナンバーを持ち出せない環境づくりを行う<物理的安全管理措>

マイナンバー管理の環境をつくると共に人の動き方を決める

マイナンバー取扱い区域の管理や機器または電子媒体等の盗難防止、電子媒体等を持ち出すときの対応などといった「物理的にマイナンバーを守れる仕組み」をつくります。

●鍵付きのキャビネットを用意する
●マイナンバーを管理している部屋の入退出管理を行う
●マイナンバーを管理しているPC取り扱いのルールを定める
●使用し終わったマイナンバーの廃棄のルールを定める

 

5.マイナンバーデータを守るIT環境づくり<技術的安全管理措>
データでマイナンバーを管理する場合の情報漏えい対策

PCへのアクセス制御やアクセス者識別、外部からの不正アクセス防止等、「主にITの観点から、マイナンバーを守れる仕組み」をつくります。

●PCのID、パスワードの設定
●ウイルス対策
●保管データの暗号化
6.自社で取り入れるマイナンバー管理手法を選択する

中小規模事業者が自ら行うマイナンバー管理手法は、大きく分けて次の3つがあります。

①書類で管理をする
②PCで管理をする

①書類で管理をする

取得したマイナンバー関連書類を紙のまま管理する方法です。

<書類管理のメリット>
●集めたものをそのまま保管できるので手軽
●書類形式なので扱い易い
●費用負担が少ない
●マイナンバー廃棄も簡単

②PCで管理をする

スキャナーでマイナンバー情報を読み取り、そのままPCで管理する方法です。

<PC管理のメリット>
●PC1台で管理できるので、省スペース
●社員や担当者がスキャナーで取り込むので、収集時の漏洩やミスがない
●費用負担が少ない
●データとして管理するので、マイナンバーの利用がしやすい

マイナポイントについて

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1.マイナポイントとは

マイナポイントとは、一定額を前払い等した人に国が付与するポイントのことです。このマイナポイント事業は、消費の活性化、マイナンバーカードの普及促進、官民キャッシュレス決済基盤の構築を目的として策定されています。

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出展:マイナポイントポータルサイト(総務省)https://mynumbercard.point.soumu.go.jp/about/

マイナポイントは、キャッシュレス決済サービスを提供するキャッシュレス決済事業者を通じて付与されます。
なお、2020年9月1日~2021年3月31日の期間については、マイナポイントの申込完了後、キャッシュレス決済サービスで2万円のチャージもしくはお買い物をすると、上限5,000円分のマイナポイントが付与されます。

2.マイナポイントの申込みができるキャッシュレス決済サービス

マイナポイントの申込みができるキャッシュレス決済サービスは随時更新されますが、2020年7月10日時点におけるキャッシュレス決済サービスの登録状況は以下の通りです(一部抜粋)。

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出展:マイナポイントポータルサイト(総務省)https://mynumbercard.point.soumu.go.jp/about/

キャッシュレス決済サービスの最新情報は下記からご確認ください。
https://mynumbercard.point.soumu.go.jp/about/payment_service/#register-cashless

マイナンバーカードの保険証利用のポイント

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1.2021年3月よりマイナンバーカードが保険証代わりに

2021年3月から、原則としてすべての病院でマイナンバーカードが健康保険証として使えるようになる予定です。これには、制度開始から3年後の普及率が1割にとどまる現状を踏まえ、マイナンバーカードを広く普及させる狙いがあると考えられます。

2.マイナンバーカードを保険証代わりにするメリット

マイナンバーカードの裏面に搭載されたICチップを医療機関の窓口の読み取り機にかざすと、診療報酬に関する事務を担う社会保険診療報酬支払基金から健康保険証の情報が病院に自動送信されます。これによって窓口で職員が情報を書き取る手間はなくなります。また、健康保険組合の判断で健康保険証をマイナンバーカードに切り替えれば、保険証の発行コストはなくなります。さらに、電子化された健康保険証の情報と患者の診療報酬明細書の情報をひも付けることが可能になり、医者は患者の同意があれば過去の処方歴を簡単に把握できるようにもなります。

また、利用者の立場としては、就職や転職、引越ししても保険証の切替を待たず、マイナンバーカードで受診できるようになります。

3.利用には事前に登録が必要

マイナンバーカードを健康保険証として 利用するためには、事前に登録が必要です。 登録の申込は、2020年度よりマイナポータルにて受け付けられます。

相続・贈与とマイナンバーQ&A

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1.相続税の申告書には、亡くなった方のマイナンバー個人番号を記載する必要はあるか

マイナンバー(個人番号)の記載が必要な方は、相続税の申告をされる方です。したがって、被相続人のマイナンバー(個人番号)を相続税の申告書に記載する必要はありません。

2.相続税の申告書の控えを保管するに当たって注意する点はあるか

番号法で規定する場合を除き、他人のマイナンバーを収集又は保管することができないことから、他の相続人等のマイナンバーが記載された状態で相続税の申告書の控えを保管することはできません。したがって、相続税の申告書の控えを保管する場合は、その控えにはマイナンバーを記載しない(複写により控えを作成する場合は、マイナンバー部分が複写されないようにマスキングするなどの措置を講じる。)などを行う必要があります。

3.相続税の申告書に法人番号を記載する必要があるのはどのような場合か

例えば、社団又は財団が財産を取得した場合で、社団又は財団が法人番号の指定・通知を受けているときに、法人番号の記載が必要です。

4.贈与税の申告書には、財産の贈与をした方のマイナンバーを記載する必要はあるか

マイナンバーの記載が必要な方は、贈与税の申告をする方です。したがって、贈与者のマイナンバーを贈与税の申告書に記載する必要はありません。

5.贈与税の申告書の控えを保管するに当たって注意する点はあるか

マイナンバーが記載された書類を保管することは、マイナンバーの漏えいのリスクを伴いますので、贈与税の申告書の控えにはマイナンバーを記載しないようにします。

6.贈与税の申告書に法人番号を記載する必要があるのはどのような場合か

例えば、社団又は財団が財産を取得した場合で、社団又は財団が法人番号の指定・通知を受けているときに、法人番号の記載が必要です。

マイナンバートラブル相談事例②

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【事例1】行政機関を名乗り、還付金の支払いにマイナンバーカードが必要との不審な電話があった

行政機関の健康保険課から電話があり、「保険料の還付金が2万5000円あるので手続きしてほしい」と電話があった。銀行の通帳とキャッシュカード、マイナンバーカードを用意するよう指示され、また電話すると言われて電話が切れた。

【事例2】漏えいした個人情報を削除するので、マイナンバーを教えるようにという不審な電話があった

国の消費者行政機関を名乗る相手から、「あなたの個人情報が3社から漏れている。漏れている個人情報を削除する」との電話があった。また、「番号の変更手続きにマイナンバーが必要だ」と言われて、マイナンバーを伝えてしまった。

【事例3】「訴訟履歴がマイナンバーへ登録されます」という内容の不審なメールが届いた

「【重要】マイナンバーに関わる大切なお知らせの為、必ず最後までお読み頂けます様お願い申し上げます。※個人情報保護法に基づき、第三者による貴方様の氏名・住所・電話番号・マイナンバー等の閲覧を防ぐ為、本電子文書へは非公開と致します。」と書かれており、有料サイトの登録料金が未払いとなっているため、民事訴訟の手続きの関係で連絡を求める内容となっている。このメールにはさらに、「【マイナンバーに関する注意】民事訴訟及び刑事訴訟の被告人(訴えられた側)となられた方は、訴訟履歴がマイナンバーへ登録されます。訴訟履歴がマイナンバーへ登録されますと今後一切記録を消すことが出来なくなります。」と書いてあった。

【事例4】「マイナンバーのカードは届いているか」と訪問があり1万円を支払ってしまった

「マイナンバーのカードは届いているか」と訪問があった。「まだ届いていない」と答えると「1万円を支払えば宅配便ですぐに届ける」と言われたので、1万円を支払い2時間ほど待ったが、誰も来なかった。

マイナンバートラブル相談事例①

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1.通知や手続に関するもの

①市役所の職員を名のる者が訪問し、「市役所から来た。マイナンバーカードにお金 が掛かる」などと言われ、マイナンバーカードの登録手数料名目にお金をだまし取られた。

②サラリーマン風の男が訪問し、「マイナンバーの封筒が来ていますか」「 手続には相 当時間がかかるから代行します」「代行の手数料としてお金が必要」と言われ、マイ ナンバー手続代行手数料の名目でお金をだまし取られた。

③女性2名が訪問し、「マイナンバーの関係でまいりました。お預かりします」などと 言われ、家族全員分の通知カードが入った封筒をだまし取られた。

 

2.情報の流出をかたるもの

①携帯電話に「あなたの個人情報が漏えいしている」「個人情報を守るため、必ず手続を行ってください」「マイナンバー情報が漏れると住民票の異動、銀行口座の開設 など簡単に行える」などと記載されたメールが届き、個人情報の削除費用などとして電子マネーを購入するよう指示され、その電子マネーの利用に必要な番号を送信 させられてだまし取られた。

②警察官を名のる者から電話があり、「マイナンバーの暗証番号が漏れている」「口座 の暗証番号も漏れているようだ」「暗証番号は何番か」「キャッシュカードや通帳を 回収して確認する」などと言われ、訪問してきた男にキャッシュカード1枚と通帳2通をだまし取られた。

 

3.利用範囲を偽るもの

①携帯電話に「アダルトサイトの未納料金がある」とのメールが届き、メールに記載 された番号に電話したところ、「延滞料金や違約金が発生しており、このままでは 裁判になる」「マイナンバーに、この件が登録される」などと言われ、相手に言われるがままに電子マネーを購入し、その電子マネーの利用に必要な番号を教えたり、 指定された口座にお金を振り込んだりしてしまった。

 

4.マイナンバーの提供や利用に関するもの

①市役所の職員をかたる男から電話があり、自分と夫の年金手帳とマイナンバーカー ドの原本を私書箱宛てに送ってしまった。

②公的な相談窓口を名のる者から電話があり、偽のマイナンバーを教えられた。その後、公的機関に寄付をしたいという別の男性から連絡があり、そのマイナンバーを貸してほしいと言われたので教えた。翌日、「マイナンバーを教えたことは犯罪に当たる」と寄付を受けたとする機関を名のる者から言われ、記録を改ざんするため金銭を要求され、現金を渡してしまった。

 

5.通知や手続に関するもの

①宅配業者を名のる男2名が訪問し、「お金を払えば通知カードがいつ届くか2時間で調べる」と言われ、支払ったが、その後連絡がない。同様に、スーツ姿の男2名が訪問し、「お金を払えば通知カードを2時間以内に宅配便で送る」と言われ、支払ったが、その後連絡がない。

②自宅にスーツ姿の男性が来訪し、「明日、マイナンバーの通知カードが届くが、お金を支払わないと通知カードが白紙で届く」と言うので、現金を渡してしまった。

 

6.その他

①国の機関から委託を受けた相談窓口を名のる者(X)から、「マイナンバーが始まるので調べている。あなたのアドレスが3社に登録されている」と電話があった。3社のうち1社は知らない名前で、「この会社は災害時に家を提供している団体で、このままでは災害時にあなたの家にたくさんの人が押し寄せる。代わりを見つけなければならない」と言われた。Xから別のNPO法人を紹介され、電話すると別の者(Y)が出て「登録番号を教えてほしい」と言われたため、Xから教えられた登録番号をYに伝えた。翌日、Xから電話があり「Yに登録番号を教えたことで、Yは詐欺をしたことになる」と言われ、さらに弁護士を名のる者(Z)から「名義貸ししたことになる」と言われた。Xから「後から返すので 500万円送ってほしい」と言われ、自宅に取りに来た者に手渡した。その後も複数回にわたり現金 を渡してしまった。

②役所の職員を名のる者が訪問してきて、家にあがり、マイナンバーに関する心配事や生年月日を聞かれたり、部屋の中を見られたりした。

個人への業務委託時のマイナンバー取扱いポイント

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1.個人事業主のマイナンバーが必要

なぜ個人の業務委託先のマイナンバーが必要になるのか

個人との業務委託においては報酬の一定割合を支払い時に源泉徴収する場合があります。源泉した所得税は、支払者が支払調書で税務署と本人に通知し、税務署に送付する支払調書にはマイナンバーが記入されます。したがって、個人に業務を依頼する場合、支払者はマイナンバーの通知を求めることになります。

マイナンバー取得の方法

業務委託先の個人のマイナンバーは、下記の内容で受け取ります。なお、業務委託契約を締結すると同時に、マイナンバーの通知を求めるとよいと考えられます。

●マイナンバーカードを提示してもらう
●通知カードと本人確認として、運転免許証など,顔写真付きの身分証明書を提示してもらう

※番号確認や身元確認は、書類のコピーまたはスマートフォンなどで撮影した写真の提出によって確認することも可能。

2.マイナンバーの提供を求める個人事業主とは

マイナンバーの提供を求める個人事業主とは下記の存在になります。

●デザイナーやコンサルタント、IT関連などの業務を依頼している個人事業主
●パートやアルバイト
●社労士や税理士など個人経営の士業
●個人株主(株主配当金を出している場合)など

3.誰がマイナンバーを集めるのか

マイナンバーの提供を求めるのは、社内のマイナンバー管理担当者または、個人事業主との業務担当者となります。また、マイナンバー収集業務を外部委託している場合は、その業者になります。

4.やはり必要な、社内のマイナンバー管理体制

個人事業主から提供されたマイナンバー関連書類も、社員やその家族のマイナンバーと同じくしっかりと社内で管理をしなければなりません。外部関係者のためにも、マイナンバーの漏えいを防ぐ管理体制の構築は、企業の責任で行わなければならないのです。

マイナポータルとLINEが連携

2017年6月15日、マイナポータルとLINE株式会社のコミュニケーションアプリ
「LINE」との連携が予定されていることが発表されました。

 

以下、マイナポータルとLINEの連携イメージになります。
≪「LINE」のメッセージで電子申請用URLを取得≫
サービス検索用の公式アカウント、「マイナちゃん」とのメッセージのやり取
りを通じて、マイナンバーや氏名等の個人情報を入力することなく、子育てに
関する行政サービスを検索し、利用者の希望に合ったマイナポータル(ぴった
りサービス)の電子申請用のURLを表示します。

 

≪マイナポータル(ぴったりサービス)に移動して電子申請≫
URLをタップすると「LINE」からマイナポータル(ぴったりサービス)にジャン
プ(LINEからは完全に離れます)して、マイナポータル(ぴったりサービス)
上で電子申請を行います。

 

≪「LINE」との連携開始時期≫
平成29年中の開始が予定されています。

 

≪個人情報の取扱い≫
電子申請に必要なマイナンバーや氏名等の個人情報を、「LINE」側で取得したり、
「LINE」側が保有することはありません。

 

【ここで復習、マイナポータルでできること】
1 民間送達サービスとの連携
行政機関や民間企業等からのお知らせなどを民間の送達サービスを活用して受
け取ることができます。

 

2 公金決済サービス
マイナポータルのお知らせからネットバンキング(ペイジー)やクレジットカー
ドでの公金決済が可能となります。

 

3 自己情報表示(あなたの情報)
行政機関等が保有するあなたの個人情報を検索して確認することができます。

 

4 お知らせ
行政機関等から配信されるお知らせを受信することができるようになります。

 

5 サービス検索・電子申請機能(ぴったりサービス)
子育てに関するサービスの検索やオンライン申請(子育てワンストップサー
ビス)が可能となります。

 

6 情報提供等記録表示(やりとり履歴)
あなたの個人情報を、行政機関同士がやりとりした履歴を確認することができます。

マイナンバー制度による情報連携が開始

マイナンバー制度による情報連携が、平成29年7月中旬から試行運用を開始し、
秋頃からは本格運用の開始を予定されています。
※情報連携とは…
マイナンバー法に基づき、これまで国民・住民の皆様が行政の各種事務手続で
提出する必要があった書類を省略することができるよう、専用のネットワーク
システムを用いて、異なる行政機関の間で情報をやり取りすること。
情報連携の本格運用が開始されれば、マイナンバーを用いる事務手続において、
これまで提出する必要があった書類(住民票の写し、課税証明書など)が省略
できるようになります。